DE ALTA CALIDAD CON UN PRESUPUESTO REDUCIDO
ENFOCADO A PRODUCTORES INDEPENDIENTES EN UN RANGO DE 20 A 27 AÑOS
“La única cosa mejor que un fabuloso evento es un fabuloso evento con un propósito que lo haga valer la pena – ya sea crear conciencia y apoyo a una causa, conmemorar algún individuo respetable, grupo u organización o cultivar la creatividad y los lazos entre una comunidad.” - Anónimo
MATERIAL PRODUCIDO POR CATRINA ®
GUADALAJARA, MÈXICO 2011
ÍNDICE
I. Introducción
II. Planeación
a. Tipo de Evento
b. Mercado Meta
c. Artista
d. Lugar
e. Fecha
f. Recursos Humanos
§ Crew
§ Director de Producción
§ Director Técnico
§ Jefe de Foro
§ Dirección de Arte
§ Ingenieros de Audio
§ Técnicos en Audio
§ Ingenieros de Iluminación
§ Coordinación de Talentos
§ Coordinación de Prensa
§ Carpintero de Producción
§ Personal de montaje y desmontaje
§ Catering
§ Personal de Seguridad
§ Staff
g. Calendarización de Actividades
h. Infraestructura
i. Sonido e Iluminación
j. Hospitalidad & Transporte
k. Seguridad
l. Presupuesto
m. Patrocinios
n. Difusión
III. Producción
a. Montaje
b. Día del Evento
c. Desmontaje
IV. Evaluación
V. Bibliografía
VI. Guía de Renta de Audio e Iluminación [Guadalajara, México]
I. Introducción
¿Qué clase de evento te gustaría producir? Elige el tipo de evento que al que te gustaría atender – una lectura de poesía, una exhibición de arte, una presentación de baile, una obra de teatro, un foro de conferencias o un concierto. Define un par de objetivos para el evento: entretener, educar, conmemorar, levantar fondos, etcétera. Esto ayudará a mantener la producción en buen camino.Crea una asamblea a la cual convoques un grupo de amigos dispuestos a ayudar y que serán el equipo de producción. Es impensable que puedas llevar a cabo esto por tu propia cuenta. Recolecta la información sobre la disponibilidad de horarios de todos y elabora una lista de contactos. Crea una línea general del evento bajo la cual todos estén de acuerdo (pre-producción – difusión – día del evento – evaluación) y asigna responsabilidades.
Encuentra el nombre para el evento. Decide la mejor fecha y hora. Elabora una lista que puedas marcar previa al evento y elabora planes alternativos. Siempre debes tener un plan B en caso de que algo falle.Debes tener reuniones regularmente con el equipo de producción a través de todo el proceso para compartir sus últimas actualizaciones y discutir cómo transformar las situaciones de adversidad en oportunidades. Como líder debes proveer de apoyo siempre. Debes hacer consciente el esfuerzo de todos y mantener a todos motivados.Pero mantente flexible y no te muestres con desánimo si no consigues tu primera elección de fechas y lugares. Asegúrate de tomar nota de la situación legal de cada lugar. Toma nota de los permisos y licencias del lugar, al igual que del seguro y tenlas en cuenta cuándo tomes tu decisión.
Aproxímate a patrocinadores potenciales y a sus afiliados con probabilidades de patrocinio e invítalos a participar. Este es también momento para estar seguro de la clase de entretenimiento para el evento (músicos – proyecciones) además de coordinar la correcta colocación del escenario y de todos los demás elementos como refrigerios, decoración y equipo.Crea una lista para marcar del evento para necesidades de carácter menor como señalización y extensiones eléctricas. Debes estar preparado para tratar con sorpresas que no fueron invitadas. Parte de la responsabilidad de un productor es nunca dar nada por hecho. Difunde, promueve, promociona y todo de nueva cuenta. Utiliza tu creatividad para la difusión de tu evento. Necesitas una audiencia para que vuestro evento remonte.Trata de tener un buen descanso la noche anterior al evento y al día siguiente llega temprano y la motivación inconfundible. Finalmente ha llegado el día del evento, diviértete y consigue algún fotógrafo entusiasta para que registre el evento.
Después del desmontaje y unos días de vacación, reúnete con tu equipo más cercano y evalúen los aspectos de la producción desde su inicio hasta su final. Asegúrense de reflexionar sobre lo aprendido y de cómo podrían mejorar la siguiente vez que produzcan un evento de alta calidad. Recuerden que la clave del progreso es jamás creer que se llegó al grado máximo, siempre se debe mejorar en algún aspecto sin descuidar los demás.
II. Planeación
La pre-producción es una etapa muy importante, donde se tiene que preparar todo con mucha anticipación para que el día del evento todo salga bien, de cómo se planeó desde un principio, entre menos tiempo se pierda menos dinero se gasta. En estos casos el tiempo es oro. Todo deberá de estar planeado con mucha exactitud y cada necesidad específica se debe de satisfacer. Una de las primeras cosas que se deben de decidir es: ¿Qué tipo de evento queremos realizar?
a. Tipo de Evento
En base a esta pregunta se empieza a desarrollar todo lo que esto va a requerir. A partir del surgimiento de una idea se desarrolla toda la propuesta creativa, después se desglosa cada detalle para saber cuál será nuestro proceso de trabajo y poder realizar lo que nos estamos proponiendo sin que nos falte ningún detalle y nuestra realización sea un éxito tanto para asistentes, como para artistas invitados y poder satisfacer las necesidades de entretenimiento a nuestro mercado meta.
b. Mercado Meta
Debemos seleccionar nuestro mercado meta, qué queremos lograr con nuestro evento que artista invitado tendremos, desde un DJ, una banda o algún solista, lugar y fechas. Seleccionar el público específico que queremos que asista a nuestros eventos, de esto dependerá que artista invitaremos y el lugar donde se realizará el evento. Es nuestra base para el desarrollo de todos los puntos específicos del proyecto. Sin la presencia del mercado meta no se puede realizar el proyecto.
c. Artista
Se deben tomar en cuenta las características y necesidades del artista específicamente en cuestión al evento y al mercado meta que se quiere llegar. Se debe hablar de las necesidades de hospitalidad que algunos artistas requieren, contratos y sus derivados y gustos específicos que se deben incluir. Es diferente hablar de alguna producción de una banda local como de un grupo internacional. Se deben tomar en cuenta las necesidades técnicas específicas referentes al equipo de producción y el escenario: medidas del escenario, equipos de sonidos, iluminación, backline, etc. El artista invitado debe haber confirmado su asistencia para hacer cualquier tipo de difusión y se debe ser cuidadoso a la hora de elegir el artista y estar seguros de poder darles el trato que esperan.
d. Lugar
Dónde se va a realizar nuestro evento, esto es muy importante, es una de las claves para la realización, antes de elegir el lugar, tenemos que tomar en cuenta la acústica, como se escucha, una mala acústica puede influir en la asistencia de nuestros próximos eventos. Es importante que antes de dar la confirmación se haga una prueba de sonido.También tenemos que ver donde se encuentra ubicado el lugar, que tan difícil es llegar a él, si los accesos de entrada y salida son los accesibles para la cantidad de gente que va a asistir.
e. Fecha
Cuando se decida la fecha, tenemos que ver que eventos de nuestras competencias están por las mismas fechas que nosotros queremos realizar el nuestro, para que no vayan a empalmarse y que nuestra asistencia disminuya. También checar el calendario de festividades, tratar de no hacerlo cuando hay alguna, es preferible posponerlo. Después de seleccionar nuestra fecha, se tiene que confirmar con el lugar y el artista, para que no haya ningún problema.
f. Recursos Humanos
Son todos los aspectos humanos que estarán dentro de la producción, son todas las personas involucradas que hacen capaz el evento. Aquí se incluyen todos, desde el jefe de producción y los organizadores con mayor responsabilidad hasta los encargados de desmontar el escenario.
· Crew
El crew serán las personas con las que trabajaremos para la realización del evento, tenemos que seleccionar a las personas adecuadas, que posean responsabilidad, habilidad de improvisación, de resolver cosas en el momento, por si surge algún problema que no teníamos previsto, capacidad de comunicación. Personas con las que trataremos más de cerca, por eso tiene que existir confianza.
· Director de Producción
Es la cabeza del departamento de producción. Su función principal es supervisar todos los elementos técnicos y a todo el personal de producción. Esta persona es la responsable del montaje, que sea un éxito sin salirse del presupuesto que se tiene previsto. Por lo cual es sumamente importante que conozca cada faceta de todo el concepto, diseño, mano de obra y horarios dentro de la producción, seguir el calendario de actividades.
· Director Técnico
Se encarga del horario general en el lugar de donde se realizara nuestro evento. Coordina y supervisa todos los departamentos técnicos para cada turno, trabaja muy de cerca con el manager de producción para coordinar cada elemento de tiempo dentro del marco de trabajo.
· Jefe de Foro
Supervisa a los artistas, coordina su interacción con los aspectos técnicos de la producción. Cuando realizan las pruebas de sonido, el jefe de foro se encarga de trabajar con el artista directamente y de coordinar todo lo que sucede arriba del foro.
· Dirección de Arte
No es tan común que exista un director de arte dentro de una producción de eventos, depende mucho del artista que se presentara, él trabaja directamente con el carpintero de producción y electricista, dependiendo del diseño que quieran tener en el escenario.
· Ingenieros de Audio
Ecualizan el audio que se va a escuchar nuestro público. Deben tener en cuenta todas las características acusmáticas del lugar, tener conocimiento del equipo que maneja, del equipo que posee la casa productora y el equipo que provee el artista que se presenta.
· Técnicos en Audio
Encargados de todas las conexiones, de la alimentación eléctrica, trabaja en conjunto con el ingeniero de audio y el de producción.
· Ingenieros de Iluminación
Encargados de hacer un plan de iluminación en el escenario.
· Coordinación de Talentos
Su trabajo es estar encargado de todo lo que respecta al artista, desde los horarios de llegadas, salidas, hospitalidad, transportación, horarios de pruebas de sonidos, el responsable de que el artista llegue a tiempo y realice las actividades previas a su presentación.
· Coordinación de Prensa
Responsable de quien obtendrá pase de prensa para el show. Sera el filtro porque la prensa tendrá que pasar para poder cubrir el evento. Elegirá quienes son los correctos para cubrir nuestro evento y entrevistas con los talentos. Siempre tiene que ver lo que más convenga, a los medios que tienen más rating y difusión.
· Carpintero de Producción
Supervisa todos los aspectos de preparación, instalación y mantenimiento del paquete escénico, además de supervisar a todo el equipo de carpintería.
· Electricista de Producción
Supervisa todos los aspectos de preparación, instalación y mantenimiento del paquete de iluminación. Cualquier elemento que requiera electricidad dentro del evento está bajo su responsabilidad.
· Personal de montaje y desmontaje
Son los encargados de movilizar el equipo de audio, iluminación, escenarios, todo lo que sea movimiento de equipo en montaje y desmontaje.
· Catering
Bar tender encargado de servir las bebidas y venderlas, puede ser por parte de lugar o llegar a un arreglo mutuo que favorezca ambas partes. Meseros encargados de las mesas y de llevar bebidas a los asistentes para más comodidad.
· Personal de Seguridad
Seguridad para accesos, dentro del lugar, y cerca de la zona de camerinos. Para la seguridad del artista.
· Staff
La cantidad de trabajadores y puestos que pueden haber en una producción depende, en el tamaño de esta, a veces no será necesario sus servicios, pero cuando son shows como conciertos, son de total importancia.
g. Calendarización de Actividades
Aquí realizamos un calendario de actividades, que se hará cada día antes, día del evento y después de que este finalice. Tenemos que tomar en cuenta todo, ya que si no anotamos algo en nuestra agenda, esto causaría un desastre de desorganización y alguna pieza clave podría faltar.
Así llevaremos un orden por mes o ya sea semanal, donde en cada día específicamente se anote las tareas a realizar.El calendario debe de llevar pre-producción, producción que incluye montaje y desmontaje. Entre más fácil sea de leer nuestro calendario mejor, marcar con diferente color las tres etapas a realizar.
h. Infraestructura
No debemos de descuidar esta parte, tenemos que ver que el lugar que vayamos a seleccionar tenga la infraestructura correcta. Siempre es recomendable tomar una foto de cada área del lugar antes de la producción del evento, por si sucede algún daño en la infraestructura o al contrario, si ya se encontraba algún detalle que no corra por nuestra responsabilidad.Los baños son algo clave para la comodidad de nuestros asistentes. Checar que funcionen bien y cuantos baños hay, si son los adecuados para el número de asistentes que irán al evento.El escenario, tenemos que tener en cuenta al artista invitado, las medidas de esté para ver si es adecuado para su presentación, si cumple con las condiciones que se requieren para la producción de todo el evento.En caso de ser necesario para mayor seguridad tanto del artista como para el escenario, tener más control de la situación en el día del evento, se pueden instalar vayas de seguridad, donde estén a cierta distancia del escenario y el público, donde exista un espacio para la prensa invitada.
Camerinos, que cumplan con las funciones y comodidades que el artista merece, si pide alguna especificación de necesidad en el contrato, tenerlo en cuenta, para que no sufra de ningún disgusto y esto no afecte a la presentación en el show. Darle el mejor espacio cómodo durante su estancia dentro del evento.Checar que los puntos de accesos de entradas y salidas estén libres, las puertas de emergencia del lugar funcionen correctamente.La barra de bebidas o el área donde será la venta que sea lo suficientemente adecuada para la cantidad de asistentes que se tiene previsto.
i. Sonido
Parte fundamental del entretenimiento en un espectáculo es el sonido y lo relacionado con la acústica del recinto en el cual se desarrolla el concierto o fiesta. Sea cual sea la situación, el sonido debe ser impecable. En un pequeño recital queremos escuchar de una manera más íntima el diálogo con el ejecutante. De la misma manera queremos asistir a un concierto masivo y escuchar con claridad todos los instrumentos. Hay veces que el puro audio puede causar más reacción de un público que el puro video.
Es necesario contar con equipo de trabajo en el que cada quien entienda muy bien cuál es su función y como llevarla a cabo exitosamente. Es importante que el coordinador de audio conozca bien todo el equipo del lugar, si es que existe tal. Debe conocer el equipo que trae consigo el artista o la banda o la compañía productora.
Hay un par de consideraciones básicas que deben tomarse en cuenta para un evento musical de calidad. Una es la consola de sala y la otra es la consola de monitores. Esto es una consola de sala ubicada físicamente en frente del escenario para controlar toda la señal que viene del escenario y saldrá hacia el público. La otra es la consola de monitores y está físicamente ubicada a un costado del escenario para que el artista pueda escuchar cómo se escucha del lado del público. Cabe mencionar que en foros más pequeños es común que la consola de sala sea la misma que la consola de monitores.
Teniendo bien definido el equipo que se va a utilizar para el evento podemos hablar los aspectos o características del sonido que podemos controlar como 1. Altura: controlada por medio del ecualizador de la consola. 2. Anchura: para manipular la anchura de la mezcla, utilizaremos el paneo derecha-izquierda y esto nos permite colocar el instrumento a través del espectro estéreo. 3. Profundidad: para manipular la profundidad de la mezcla se utilizarán los parámetros de disolvencias.
Recuerda que debes tomar en cuenta que todas las consideraciones técnicas del equipo de sonido cuando sepas exactamente cuál es la especificación del artista y qué equipo necesitas exactamente. Cerciórate de revisar cada parte del equipo y asegurarte de que está en buenas condiciones, incluso la empresa de la cual rentes el equipo debe darte garantía, realmente no quieres que algo falle del equipo durante el día del evento después de tantas horas de trabajo, debes asegurarte que todo el audio sea de la mejor calidad posible y que todos los índices de alimentación eléctrica cumplan con las especificaciones del aparato, tampoco te quieres ver en la necesidad de pagar equipo descompuesto por sobrecarga.
j. Iluminación
Es gracias a la iluminación que podemos evocar situaciones más intensas gracias a la acentuación de las lámparas sobre momentos específicos de una presentación o un concierto. Se pueden logar colores visuales en una presentación y lograr apoyar la historia de una obra o de una canción. No quiere decir que sin la iluminación no se puede lograr, pero con la iluminación el público automáticamente se sumerge dentro de lo que está ocurriendo en el escenario o en el punto al cual se quiera dirigir su atención.
Debemos tomar en cuenta los instrumentos de iluminación que actualmente existen en el mercado y elegir los más adecuados para el evento que se quiere realizar. La mayoría de los instrumentos de iluminación escénica están diseñados para poder controlar la forma en la que los rayos de luz son proyectados. Se puede crear una especie de iluminación general o una iluminación a un punto específico, es decir, un spot light. Todo depende de las necesidades específicas del artista, de producción, etc.
Existen instrumentos individuales como proyectores de rayos, reflectores de planos convexos, fresneles, reflectores de aluminio parabólico, spot light de reflector de elipse, zoom de elipse, tiras de luces para iluminación a nivel de piso, instrumentos para iluminar fondos o cicloramas específicamente diseñados y followspots utilizados para seguir al actor ejecutante en cualquier parte del escenario.
El encargado de iluminación deberá trabajar en conjunto y estar siempre en coordinación con el director de producción y el coordinador de audio. Que tan impactante sea la conjunción de la iluminación con el sonido se verá reflejado en el trabajo que desarrollen durante el proceso de producción.
k. Hospitalidad & Transporte
En donde se hospedara al artista junto con su equipo de trabajo. Tenemos que tener en cuenta la ubicación de donde será nuestro evento para así tratar de que nuestro artista se hospede en un lugar cercano, entre menores distancias haya mejor, para ahorrarnos tiempo, ya que el tiempo es dinero. No olvidemos calcular los tiempos para las distancias.Contar cuantas personas vienen en el crew del artista, para encontrar las tarifas más accesibles y el número de habitaciones que se van a requerir, solo cotizar los días necesarios.
Transporte para la transportación del equipo técnico, como por ejemplo iluminación y audio, entre otros detalles, ¿cuántos? ¿Qué tipo de camión se necesitara? ¿Cuántos cilindros tienen cada uno? Para así calcular cuánta gasolina necesitara cada auto y las distancias que va a recorrer. También la transportación del artista, ¿Cuántas personas van? Donde tenemos que rentar en caso de ser necesario.
l. Seguridad
Es preciso contar con el apoyo y los permisos legales para realizar el evento. Debes contactar con empresas de seguridad privada o tal vez el lugar en el que realizas el evento ya cuenta con su propio personal. Recuerda que el trato que reciban los asistentes se verá reflejado en la asistencia a próximos eventos organizados por ti.
Depende del trato que reciban durante los procesos de medidas de seguridad se verá en su ánimo y su emoción frente al artista al cual fueron a ver y podrá afectar su ánimo de decisión en si fue un buen evento o no. Tal vez alguno salga con la idea de que se sintió realmente ultrajado por los elementos de seguridad. Recuerda que debes tratarlos personalmente y asegurarte de que harán bien su trabajo. El trato personal será mucho más adecuado si hay confianza entre todo el cuerpo de seguridad y el empleador.
Se debe contar con los contratos adecuados en caso de que haya alguna desinformación o algún altercado imprevisto. Es mejor que todo esté siempre en orden pues no queremos problemas legales que no habíamos previsto.
m. Presupuesto
Analizar todos los costos de la planeación, cuánto costeará hacer cada cosa. Elaborar un fino reporte de los gastos que se tendrán, elaborar un mapa de egresos e ingresos y la clasificación de los fondos que se necesitan para elaborar el evento. El presupuesto debe estar desglosado y se deben incluir todos los aspectos por los cuales se deberá cubrir un costo de entrada o de salida. Se deberán hacer los cálculos necesarios para costear las necesidades del artista, los gastos de caja chica y los gastos en especie.
Debemos ser claros al elaborar el presupuesto y asegurarnos que quienquiera que lo lea pueda entenderlo. El patrocinador y el jefe de producción deben tener en cuenta su límite y que no deben excederse de los fondos destinados a cubrir los rubros. Es una parte importantísima tener todos los gastos específicamente bien detallados, se deben saber en qué se va cada recurso que se invierte para posteriormente hacer una evaluación del costo-beneficio-éxito de la producción consumada.
n. Patrocinios
Debes encargarte de conseguir socios adecuados que puedan ayudarte con algunos aspectos de la producción en caso de no poder requerirlos por tu propia cuenta, tendrás que conseguir alguien que te pueda ayudar con algún aspecto específico del montaje, debes ser creativo y presentar tu carpeta del proyecto dirigida específicamente al patrocinador que necesitas con una carta dirigida a la persona indicada para leer tu propuesta.
Debes tomar en cuenta que muchas veces los patrocinadores quieren ver que no son los únicos aportando a la causa y gustan de asegurarse que otro tipo de gastos del evento estén cubiertos ya sea por cuenta propia o por parte de otro patrocinio. Ciertamente se deben tener listos los ofrecimientos y el intercambio correcto para cada patrocinador.
Algunos proyectos intercambian publicidad impresa de la empresa durante la difusión del evento, siendo éste el más común de los ofrecimientos. Se debende ser creativos en este ámbito pues las posibilidades de tener un patrocinador contento es que sea capaz de seguir patrocinando la producción en repetidas ocasiones pues ve que fue tratado con respeto y se cumplió lo acordado.
o. Difusión
Como todos los elementos de una producción exitosa son indispensables, algunos no se pueden llevar a cabo sin la realización de otros. Es claro que desde la fabricación de la idea pueden llevarse a cabo varias “derrames” de idea fuera del círculo de producción, incluso así es como comienza la difusión, sin duda, es algo propio e innato del proyecto por el sólo hecho de que los productores asistirán a su evento cerciorándose de que están en lo cierto y de que su evento fluyó de la manera más adecuada.
La difusión masiva puede ser una mezcla entre arte publicitaria y ciencia, pues puede involucrar la observación de aspectos sociológicos y culturales. Decidir el horario de un anuncio de televisión puede influir en el rango de percepción del mismo anuncio. Los medios que se utilizarán dependen del público al que se quiere llegar y el tipo de impacto que se quiere tener.
Esta parte del proyecto involucra mucha creatividad pues puede ser que incluso por eso sólo llame la atención, por la forma en la que se desarrolló la publicidad del evento. Es preciso definir el plan de publicidad. Es importantísimo tener asegurado toda la renta del equipo, el lugar, la fecha, los calendarios de producción y todo lo requerido para llevar a cabo un evento exitoso, como si lo único que faltara fuera esa asistencia exitosa y todos estuvieran disfrutando de la buena decoración o del excelente sonido que envuelve sus oídos.
Se debe tener con certeza asegurado el lugar y la fecha pues es un gasto el que se llevará la publicidad impresa y no quieres tener que imprimir doble, pues crearía confusión en los asistentes y eso hablaría mal de la producción.
Recuerda que la difusión es la base de la asistencia, es de lo único que puedes estar seguro que no has hecho lo suficiente. Debes estar cansado de difundir hasta una noche antes del evento. La asistencia es para lo único que se confabuló toda la producción y obviamente dependiendo de la magnitud del espectáculo es el tipo de impacto que se quiere tener. Incluso aunque uno quisiera llenar una pequeña galería de arte, se debe tener la certeza de que será beneficioso para el lugar, para el artista, para la comunidad asistente. Debemos estar seguros de quiénes son los que queremos que asistan a nuestro evento y por medio de la difusión hacérselo saber.
III. Producción
En este día es necesario tener ya realizadas todas las tareas y actividades que calendarizamos antes del día de la producción, si se pasa alguna que no se realice puede que no suceda la producción tal como la planeamos. Es necesario iniciar el día muy temprano para que el tiempo nos rinda. Siempre debemos de estar comunicados con todo el crew, por medio de celulares o radios, no debemos de perder contacto con ninguno de ellos, comunicación constante ya que si algo no funciona necesitaremos rapidez para localizar a alguno de staff o del crew.
a. Día del Evento
Para el montaje precisaremos de maquinaria especial para poder mover todo el material preciso. Dependiendo del recinto en el que vayamos a realizar el evento, podremos usar un material u otro: carretillas elevadoras, grúas, etc. Por otro lado, tenemos que estar comunicados, tanto dentro del recinto (por radios de onda corta por ejemplo) como con el exterior, por lo que debemos tener siempre una oficina móvil de producción con teléfono, internet, etc. Habida cuenta de esto, comenzaremos el montaje con los principales trabajos que serán:
· Delimitar el espacio: debemos delimitar las distintas arenas del espacio, como zonas de paso, la frontal del escenario, backstage.
· Montaje de camerinos, oficinas, etc.
· Montaje del escenario: escenario y accesos al incluso, señalizados e iluminados.
· Conexiones eléctricas: tomas de tierra, diferenciales, fuentes de poder.
· Montaje del equipo de sonido e iluminación
· Montaje del backline
· Montaje de cualquier otro tipo de material: proyectores, pantallas, etc.
Todo este material tiene que estar colocado para la llegada del artista, para poder realizar las pruebas de sonido correctamente.También puede presentarse el caso de que precisemos ubicar bares, elementos de publicidad, zonas de mercancía y artículos para vender. El jefe de producción al igual que el coordinador general debe estar en contacto con todo el equipo de producción que levantará el espectáculo en caso de requerir una producción de gran tamaño y donde se necesiten escenarios móviles o desmontables.
Se toman en cuenta todos los servicios indispensables que debe poseer un lugar donde se llevará a cabo el evento como servicios sanitarios y de emergencia médica, lugares de recreación y de alimentación. Claro todo esto depende del lugar que se elija para llevar a cabo el evento.
Todas las entradas y salidas deben estar bien señalizadas y todos los aspectos de la decoración deben estar funcionando si se planean instalaciones y la producción debe estar consciente de que tienen una hora límite para cumplir sus deberes.
b. Desmontaje
Una vez finalizado el evento, deberemos hacer todas las tareas inversas a las del montaje. Es decir, procederemos al desmontaje de equipos y materiales utilizados. Entregar cada equipo que se rentó (en caso de ser necesario) a tiempo, regresar todo a su lugar, no debemos de olvidar checar la infraestructura del lugar antes de entregarlos, par ayer si sufrió de algún tipo de daño durante la producción de nuestro evento, utilizar las fotografías que tomamos antes de este, para confirmar el estado de las instalaciones. También es el momento de encargarnos de los temas relacionados con la administración. Pagos finales a nuestro equipo de trabajo, corte del evento las ganancias y pérdidas de este, pago del lugar, informes finales, entre todos los detalles de contabilidad.La finalización de nuestra producción termina aquí, cuando el desmontaje está completo.
IV. Evaluación
Es necesario hacer una junta posterior a la finalización del evento para hacer los pagos correspondientes. Reunirse para reflexionar sobre el éxito de su producción y evaluar la asistencia como la opinión general que surja en la inmediatez de su consumación. Mientras tanto, se debe asegurarse que los artistas y todo lo relacionado con las expectativas de audio e iluminación se cumplieron y que todos los asuntos legales concluyeron de buena manera.
Siempre será buen gesto agradecer a los patrocinadores de manera personal y asegurarse de que todo el personal de trabajo haya recibido su pago correspondiente.
Se debe hacer un recuento de problemas que surgieron y cómo se resolvieron e identificar maneras en las que se puede mejorar la siguiente producción, así como compartir ideas sobre el evento y cuál fue su desarrollo e impresión en la gente, esto se debe hacer con personas de confianza y con el crew allegado que estuvo durante todo el proceso.
El crew de producción deberá agendar otra cita después de unos días de descanso para analizar los gastos de producción con las ganancias y así, finalmente saber si deben emprenderse de nuevo en la organización de un espectáculo o un evento.
